Acta de la la Asamblea General Ordinaria de la Asociación de Afectados por Cáncer de Ovario, ASACO, del día 23 de Abril de 2016
Asistentes y representados
Junta Directiva:
Susana Heredia, Presidenta
Charo Hierro, Vicepresidenta provisional
Francisca Illanas, Vocal
Pilar Thomas, Tesorera
Socios:
Paz Ferrero
Javier Alda
Representados (representante)
María Ángeles Escolar (Charo Hierro)
Marisa Tortuero (Charo Hierro)
María Luque (Charo Hierro)
Almudena Hierro (Charo Hierro)
Paloma Luis (Charo Hierro), participa por videoconferencia.
Siendo las 11:27 de la mañana del día 23 de Abril de 2016 y cumplida la hora de la segunda convocatoria de la asamblea, reunidos11 socios (asistentes y representados) en los locales de la sede de la Asociación, y de Gepac, en la C/ San Nicolás 15 de Madrid, se comienza la Asamblea General Ordinaria de ASACO.
Al haber presentado Paula León su dimisión en el cargo de Secretaria se propone a Javier Alda como secretario accidental para esta reunión, quien acepta esta función. A continuación, la presidenta desarrolla el siguiente orden del día de acuerdo a la convocatoria de esta Asamblea.
1.- Lectura y aprobación, si procede, del acta anterior.
2.- Informe de la Presidenta
3.- Examen y aprobación, si procede, de las cuentas anuales de 2015.
4.- Abrir ASACO a cáncer ginecológico.
5.- Actividades del Día Mundial del Cáncer de Ovario
6.- Atención a pacientes
7.- Visibilidad
8.- Necesidades urgentes de la asociación
9.- Renovación de cargos
10.- Lectura y aprobación, si procede, de la memoria de actividades de 2015.
11.- Ruegos y preguntas
Punto 1.: Lectura y aprobación, si procede, del acta de la reunión anterior.
A lo largo de la lectura del acta de la reunión anterior, Javier Alda matiza algunos párrafos del borrador del acta. Se proponen diversos cambios que son aceptados y pasan a formar parte del acta. El acta, con las modificaciones expresadas, se aprueba por unanimidad de los presentes y representados.
Punto 2.: Informe de la Presidenta
Susana Heredia informa que se ha detectado una intrusión en su cuenta de correo electrónico personal, que ha dado lugar a un cargo fraudulento de aproximadamente 7000 € en la cuenta de la Asociación en BBVA. Este cargo fraudulento fue detectado a las pocas horas de producirse y, tras varias gestiones por parte de la Tesorera, BBVA ha restituido la cantidad cargada a la cuenta de ASACO.
Debido a este hecho, la presidenta y la tesorera han resuelto lo siguiente:
- Dejar de utilizar la cuenta de BBVA y tramitar todas las transacciones por escrito.
- Retirar el nº de cuenta de ASACO de la web
- Trasladar la cuenta de ASACO de La Caixa desde la oficina de Castellana a la oficina de las Rozas. La cuenta se establece como mancomunada con las firmas de la Presidenta y la Tesorera.
- Trasvasar toda la operativa de ASACO desde la cuenta de BBVA a la cuenta de La Caixa. La cuenta del BBVA permanecerá abierta para ingresar y se mantendrá con un saldo mínimo.
- Definir una nueva operativa de firma y autorización de pago: La tesorera preparará los pagos y los firmará electrónicamente. La presidenta pasará por la oficina de la Tesorera para firmar la transacción utilizando un terminal protegido y seguro.
Susana Heredia informa que se ha recibido una carta del Ministerio del Interior donde se desestima la petición de ASACO como Asociación de Utilidad Pública. Las razones expuestas para la denegación es que ASACO tiene un patrimonio neto negativo. Pilar Thomas indica que esta razón no tiene que ver con el estado financiero de ASACO, que es muy bueno y se expondrá en el siguiente punto del orden del día, sino que está ligada a que ASACO no tiene patrimonio propio, ya que usa las instalaciones e infraestructura de Gepac para el cumplimiento de sus funciones.
La carta fue recibida en la sede de ASACO, escaneada y enviada por Gepac a la presidenta en la segunda quincena del mes de marzo. Pilar Thomas expresa que es hoy cuando conoce la existencia y términos de esta carta. La carta indica que existe un periodo de 15 días para contestarla. Este periodo ya ha sido superado.
Pilar Thomas recoge la carta y tratará de realizar las gestiones oportunas para presentar las alegaciones ante el Ministerio del Interior, aunque sea fuera de plazo.
Punto 3.- Examen y aprobación, si procede, de las cuentas anuales de 2015.
Pilar Thomas, tesorera de ASACO, expone el estado de cuentas de la asociación. El desglose por partidas, ingresos y gastos está recogido en el ANEXO I que acompaña a este acta. Resumiendo el estado financiero de ASACO se informa que el saldo es de más de 50.000 €. Este saldo está repartido en diversos proyectos finalistas que limitan el uso y destino de los fondos.
Pilar Thomas también presenta la documentación del auditor que se encuentra en este momento a falta de la firma pendiente de la aprobación de las cuentas y de las actas de la Asociación. Este documento se adenda a este acta como ANEXO II.
Tras algunas preguntas de los socios presentes relativas a los conceptos que pueden cargarse a cada partida, la tesorera responde a las cuestiones planteadas indicando el carácter finalista de muchos de los fondos de ASACO.
Los socios asistentes y representados aprueban por unanimidad las cuentas del ejercicio 2015.
Punto 4.- Propuesta para abrir ASACO al cáncer ginecológico.
Tras la presentación de este punto por parte de la presidenta, se aprueba por unanimidad la propuesta. De esta manera, ASACO se abre a la participación de personas afectadas por otros cánceres ginecológicos, además del de ovario.
Punto 5.- Actividades del Día Mundial del Cáncer de Ovario
Susana Heredia y Charo Hierro exponen las siguientes actividades.
3 de Mayo de 2016. Zaragoza. Se han organizado diversas actividades en colaboración la asociación AMAC-GEMA.
4 de Mayo de 2016. Madrid. Se va a realizar una jornada en la Sala AG, C/ Matilde Díaz, 11. Para esta jornada se ha confirmado la participación del doctor González. También participará el Dr. Zapardiel. El programa detallado saldrá en los próximos días.
4 de Mayo de 2016. Barcelona. El Hospital Vall d’Hebrón realizará diversas actividades ligadas al Día Mundial del Cáncer de Ovario.
7 de Mayo de 2016. Córdoba. Se realizan diversas actividades del día mundial. Entre ellas se ha organizado una marcha. Para esta marcha se han encargado camisetas. Se propone que las camisetas se envíen directamente a Córdoba junto con el material de divulgación que se precise. Charo Hierro participará de forma directa en esta actividad. También se ha organizado una sesión de charlas impartidas por médicos especialistas en ginecología y oncología.
El equipo de Futbol Sevilla exhibirá el lazo teal como símbolo de divulgación del Día Mundial. Esto ha sido posible gracias a la gestión de Itziar García, responsable de comunicación de ASACO.
Toda la información sobre las actividades del Día Mundial del Cáncer de Ovario serán indicadas en la web.
6.- Atención a pacientes
Susana Heredia informa que, coincidiendo con las actividades del día mundial del cáncer de ovario, se van a colgar en la página web un conjunto de preguntas para los pacientes.
Susana Heredia propone modificar el protocolo de asignación de servicios ligados al Proyecto Bienestar. Pilar Thomas indica que el nuevo protocolo debe asegurar, como hasta ahora, que los fondos del proyecto se utilizan en pacientes y afectados en las condiciones establecidas por el proyecto. Charo Hierro y Paloma Luis (a través de videoconferencia) indican que se debería priorizar las actividades de psico-oncología frente a otras. Se propone abrir un periodo de consulta con los socios y pacientes para mejorar el protocolo e incluir nuevas ideas y matices que permitan que el proyecto llegue a más personas.
7.- Visibilidad
Susana Heredia informa que desde una entidad externa nos dan la enhorabuena por la visibilidad de ASACO en Redes Sociales, siendo la asociación más activa en Twitter. Todo ello repercute en pacientes que solicitan nuestra ayuda. Itziar García, responsable de comunicación de ASACO, realiza diversas campañas para dar visibilidad.
Charo Hierro ha redactado una carta que envía a todas las CCAA recibiendo respuesta de varias de ellas y concertando citas para su presentación. Una de estas citas fue en A Coruña y su resumen está en la web.
Correo Farmacéutico ha concedido a ASACO el premio a las mejores iniciativas 2015. Susana Heredia acudió a recoger el premio. Este premio está ligado al video de presentación de los síntomas del cáncer de ovario realizado el año pasado, patrocinado por Astra-Zeneca y protagonizado por Nathalie. En este punto Susana Heredia propone la entrega del trofeo a Nathalie. La propuesta es sometida a votación con el resultado de 1 voto favorable, 8 en contra, y 2 abstenciones. Por tanto, el trofeo se mantendrá como parte del patrimonio de ASACO.
8.- Necesidades urgentes de la asociación
Charo Hierro propone la generación de un equipo gestor para resolver los asuntos de la Asociación, y participar en sus actividades. Las funciones de este equipo gestor han de estar bien determinadas y las personas involucradas han de responsabilizarse de forma activa en las tareas encomendadas.
Pilar Thomas indica que para los asuntos importantes de ASACO se han de establecer unos procedimientos de trabajo y un método de seguimiento de los mismos.
9.- Renovación de cargos
Debido al carácter ordinario de esta asamblea no es posible proceder a la renovación de los cargos vacantes.
10.- Lectura y aprobación, si procede, de la memoria de actividades de 2015.
Se presenta la Memoria de actividades de 2015 y la propuesta de actividades de 2016. Conocido el contenido, se aprueba por unanimidad. Esta memoria se añade al acta como ANEXO III.
11.- Ruegos y preguntas
Pilar Thomas indica que es imprescindible que la Junta Directiva establezca un procedimiento de trabajo que garantice que las actividades realizadas se lleven a cabo de forma ordenada y fiable. Propone que estos procedimientos se establezcan y definan a lo largo del mes de mayo en una reunión de la Junta Directiva. A su vez, indica que el establecimiento de estos procedimientos podrá influir en su continuidad como Tesorera.
Y sin más asuntos que tratar, se levanta la sesión a las 13.10 del día 23 de abril de 2016.
Firma del Secretario Vº Bº de la Presidenta
Accidental.
Javier Alda Susana Heredia
